Professionelle telefonansagen

Warteschleife Ansage | Professionelle und lustige Beispiele

Sie möchten natürlich immer für Ihre Kunden erreichbar sein, aber manchmal ist das einfach nicht möglich. Natürlich selten außerhalb der Öffnungszeiten, aber auch bei langen und frühen Ferien oder Abwesenheiten wie im Sommer, in den Weihnachtsferien oder an nationalen Feiertagen.

Ein Anrufer erlebt die Voicemail auch als Kontaktmoment. Daher ist es wichtig, dass diese so optimal wie möglich konfiguriert wird. Es gibt viele Möglichkeiten, aber wie klingt ein guter Voicemail-Text für Unternehmen in der Praxis?

Was genau ist eine Business-Voicemail?
Eine geschäftliche Voicemail ist in der Tat nichts anderes als die Voicemail, die auch häufig für private Zwecke verwendet wird: Wenn keine Antwort erfolgt, hört der Anrufer eine Nachricht, gefolgt von einem Piepton und der Anrufer kann dann eine Nachricht hinterlassen. Was eine geschäftliche Voicemail etwas unterscheidet, ist zunächst einmal, dass die Voicemail-Begrüßungsnachricht nicht im Namen einer Person, sondern tatsächlich im Namen des gesamten Unternehmens erfolgt.

Dies bedeutet, dass sorgfältig über die Stimme, die Nachricht und natürlich auch über das Follow-up nachgedacht werden muss. Darüber hinaus gibt es praktische Extras für Business-Voicemail über die Belfabriek, z.B. eine Mitteilung über den Empfang der Voicemail-Nachricht per E-Mail, damit das Handling noch einfacher wird.

Warum eine Business-Voicemail wichtig ist
Natürlich ist es am besten mit den Kunden direkt persönlich sprechen zu können. In Spitzenzeiten, außerhalb der Öffnungszeiten und in Zeiten, in denen Ihr Büro nicht besetzt ist, muss der Anrufer erst einmal mit der Voicemail vorliebnehmen. Eine professionelle Voicemail stellt sicher, dass Sie Ihrem Kunden die bestmögliche Erfahrung bieten können, auch wenn der Kunde nicht direkt mit einem Mitarbeiter persönlich sprechen kann.

Sie können Ihren Kunden erst einmal für den Anruf bei Ihnen danken, auf die Öffnungszeiten hinweisen oder auch den Grund nennen, warum aktuell nur die Voicemail erreicht werden kann. Die Nachricht können Sie natürlich ganz nach Ihren Wünschen und gemäß der besten Außenwirkung Ihres Unternehmens gestalten. Sofern Ihre Antwort auf die Nachricht kurzfristig erfolgt, wird das Kundenerlebnis – trotz der Tatsache, dass der Kontakt erst einmal über die Voicemail erfolgt – sehr positiv sein.

Was ist wichtig beim Aufzeichnen eines Business-Voicemail-Textes?
„Herzlich willkommen, leider ist momentan niemand verfügbar. Sie können es während der Öffnungszeiten erneut versuchen oder Ihre Nachricht nach dem Piepton hinterlassen. Wir rufen Sie so schnell wie möglich zurück.“ Dies ist nur ein Beispiel für einen einfachen Business-Voicemail-Text, wie er häufig zu hören ist. Es gibt aber noch zahlreiche andere Möglichkeiten. Machen Sie jetzt einfach das Beste aus dem Kundenanruf, der von der Voicemail beantwortet wird. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Punkte für die optimale Ansage.

Wahl der passenden Stimme
Die erste und vielleicht wichtigste Wahl ist die passende Stimme. Welche Stimme ist Ihrer Meinung nach am besten für Ihr Unternehmen geeignet? Es könnte Ihre eigene Stimme oder die eines Mitarbeiters sein. Stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass die Person, die den professionellen Voicemail-Text einspricht, sich gut artikulieren kann sowie klar und deutlich in einem Ton spricht, der zu Ihrem Unternehmen passt. Das kann sehr formal sein, aber natürlich auch sehr locker und zwanglos. Das hängt ganz von den Werten und der Selbstidentifikation des Unternehmens ab.

Optional: Beauftragung eines professionellen Synchronsprechers – um sich selbst erst einmal ein Bild machen zu können, verlangen Sie einfach Hörproben von Synchronsprecherinnen und -sprechern, mit denen Belfabriek zusammenarbeitet. Es besteht eine große Auswahl aus Sprachtalenten mit einer professionellen und gleichzeitig angenehmen Stimme. Wählen Sie die Stimme aus, die Ihnen am besten gefällt und teilen Sie uns Ihren Wunsch mit. Wir haben Vorlagen zur Verfügung, oder Sie leiten uns Ihre in Eigenregie erstellten Texte weiter. Auf dieser Basis werden wir Ihnen einen Kostenvoranschlag zusenden. Die Entscheidung liegt dann ganz bei Ihnen, ob Sie diesen Service nutzen möchten oder nicht.

Vermeiden Sie Hintergrundgeräusche
Es ist sehr unprofessionell, wenn bei einer geschäftlichen Begrüßungsnachricht irgendeine Art von Hintergrundgeräuschen in einer Voicemail zu hören ist. Stellen Sie daher sicher, dass die Begrüßungsnachricht für die professionelle Voicemail in einem ruhigen Raum aufgezeichnet wird, damit keinerlei Hintergrundgeräusche zu hören sind.

Seien Sie höflich
Es ist wohl kaum der Rede wert, aber es ist natürlich wichtig, den Voicemail-Text so freundlich wie möglich zu halten. Wenn Sie eine informelle Unternehmenskultur pflegen, sollte der Text fröhlich und zwanglos gesprochen, aber selbst dann kann er höflich gehalten werden. Denken Sie beispielsweise daran, nicht nur zu erwähnen, dass derzeit niemand verfügbar ist, sondern auch, warum dies der Fall ist. Vergessen Sie nicht zu erwähnen, wie das Follow-up vonstatten gehen wird, wann Sie telefonisch erreichbar sind usw.

Halten Sie Ihre Versprechungen ein
Schließlich ist es natürlich wichtig, Ihre gemachten Versprechungen auch einzuhalten. Eine Ansage wie „Wir rufen Sie so schnell wie möglich zurück“ ist zwar unverbindlich, aber die Kunden erwarten dennoch, dass sie sehr schnell zurückgerufen werden. Wenn Sie bereits im Voraus wissen, dass es länger als normal dauert, bis eine Nachricht beantwortet wird, passen Sie den Voicemail-Text entsprechend (ggf. vorübergehend) an. Belfabriek-Kunden können die Voicemail einfach per Knopfdruck in der App anpassen / austauschen, wenn die Situation dies erforderlich macht.

Verwenden Sie die Voicemail als digitalen Anrufbeantworter
Nachdem Sie nun wissen, was bei der Aufzeichnung des Begrüßungstextes für die Business-Voicemail zu beachten ist, ist es gut zu wissen, dass die Voicemail häufig auch als digitaler Anrufbeantworter verwendet wird. Anrufer hinterlassen dann eine Nachricht auf der allgemeinen Telefonnummer und diese Nachricht wird dann als Audiodatei per E-Mail an eine E-Mail-Adresse ihrer Wahl gesendet.

Dies ist eine Option, die beispielsweise häufig bei Arztpraxen für sich wiederholende Verschreibungen verwendet wird. Dies kann das Mittel der Wahl werden, um eine Überlastung der Leitung zu vermeiden, da simple Fragen seitens der Kunden und Auskünfte mit Ja und Nein schnell und effizient beantwortet werden können. Das sorgt dafür, dass andere Kunden nicht länger warten müssen als unbedingt nötig.

Was ist ein guter Voicemail-Text für Unternehmen?
Wenn Sie sich dafür entscheiden einen Text für die Voicemail aufnehmen zu wollen, ist es sinnvoll im Vorfeld nach der passenden Vorlage zu suchen. Wenn alle oben genannten Tipps berücksichtigt werden, haben Sie bereits einige gute Ideen an der Hand. Aber wie genau ist der optimale Text zu formulieren? Und was sind gute Beispiele für häufig verwendete Voicemail-Texte für Unternehmen?

Schöne Voicemail-Texte
Wir haben bereits erwähnt, dass es wichtig ist, höflich mit Kunden zu sprechen, sowohl am Telefon in einem Gespräch als auch per Voicemail. Dennoch gibt es viele Unternehmen, die sich einen Voicemail-Text mit einem Augenzwinkern wünschen. Schöne Voicemail-Texte, die Sie im Hinterkopf behalten können, sind zum Beispiel: „Dies ist die Voicemail von [Ihr (Firmen-) Name]. Leider sind wir gerade nicht verfügbar. Hinterlassen Sie nach dem Piepton Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihre Nachricht… “

… Und wir rufen Sie zurück, sobald wir vom Dach sind (Dachdecker- oder Sanitärunternehmen)
… Und wir werden Ihnen schnell antworten (Logistik-, Liefer- oder Kurierunternehmen)
Logischerweise sollte eine solche Nachricht wirklich zu Ihnen passen. Wenn Sie in Ihrer Kommunikation normalerweise sehr formal sind, dann sind zwanglose Voicemail-Texte weniger gut geeignet.

Beispieltexte für die Voicemail
Neben lockeren Voicemail-Texten gibt es auch viele formelle Beispieltexte für Ihre Telefonzentrale oder Voicemail. Einige häufig gehörte Beispiele sind:
„Hallo und danke, dass Sie [Firmenname / Ihr Name] angerufen haben. Hinterlassen Sie eine kurze Nachricht und wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden. Einen schönen Tag noch!"

„Sie haben [Firmenname] angerufen. Wir können Ihren Anruf derzeit nicht entgegennehmen, rufen Sie jedoch gerne zurück. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer, den Grund für Ihren Anruf und die beste Zeit, um Sie zurückzurufen - wir möchten Sie nämlich nicht noch einmal verpassen. Wir hoffen, bald mit Ihnen persönlich sprechen zu können.”

„Danke, dass Sie [Ihre Firma] angerufen haben. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen. Wir rufen Sie an, sobald wir wieder verfügbar sind. Hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und den Grund für Ihren Anruf. Einen schönen Tag wünschen wir Ihnen."
Sie können sich von diesen Beispielen inspirieren lassen, wählen Sie jedoch unbedingt einen Voicemail-Text, der zu Ihrem Unternehmen passt. Wenn Sie professionelle Beratung zum Aufzeichnen Ihres Voicemail-Textes benötigen, ist die Belfabriek gerne für Sie da.